REGLAMENTO

A. PREÁMBULO

1. La organización del acontecimiento está a cargo de Best Events– Eventos e Comunicação, Lda, con domicilio social en la Rua dos Barbosas, 183 / 187, 4715-267 Braga (Portugal).
2. Best Events, Lda anunciará oportunamente las fechas, duración y horarios de las exposiciones que organice.
3. No se indemnizará ni reembolsará ninguna cantidad ya pagada si algún acontecimiento imprevisto, independiente de la responsabilidad y competencia de Best Events, obliga a modificar el programa de la exposición, de su horario o atraso de su realización.

B. CONDICIONES DE ADMISIÓN

1.Sólo podrán participar en las exposiciones de Best Events, Lda las entidades promotoras de las actividades económicas, culturales y recreativas, tanto sean fabricantes o productores, como sus representantes, sector terciario afín, representaciones oficiales de los Estados, Cámaras de Comercio e Industria y otros organismos representativos ligados al ámbito de cada exposición.
2.Las participaciones colectivas —grupos de dos o más expositores con determinada afinidad de producto para exponer— necesita de la aprobación de Best Events, Lda y solo se admitirán siempre y cuando se mencione expresamente con relación a cada producto el nombre del respectivo fabricante.
3.Best Events, Lda se compromete a hacer aplicar lo que le dicten las autoridades competentes en resultado de reclamaciones de otros originadas por los productos o servicios expuestos. En ese caso no se deberá ninguna indemnización.
4.El expositor no puede, en ningún caso, ceder el derecho de ocupación de su stand, aunque gratuitamente, ni promover o permitir la promoción de artículos o actividades que no estén previstas en el contrato de participación. La falta de cumplimiento de este principio podrá implicar sanciones que podrán ir hasta el cierre del stand.
5.Los precios que se cobrarán por la participación en las exposiciones de Best Events, Lda serán los que consten en las listas respectivas.

C.SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN

1.La inscripción para participar como Expositor se realizará rellenando correcta y completamente los impresos que Best Events, Lda pone a disposición de los interesados, tanto en sus propios servicios como por correo, e-mail o otras plataformas digitales.
2.La inscripción deberá procesarse hasta la fecha límite que anuncie Best Events, después de la cual podrá no ser posible su aceptación. En el conjunto de impresos de inscripción deberá constar obligatoriamente el Contrato de Participación, firmado. Después de la recepción de la factura correspondiente al primer pago acordado, la inscripción se acepta automáticamente; los demás pagos deberán efectuarse hasta 30 días antes del comienzo de la exposición.
3.La falta de pago del importe correspondiente a los 2/3 en el plazo establecido le otorga a la organización el derecho de excluir al expositor, sin que Best Events, Lda tenga que devolver ninguna cantidad ya cobrada.
4.De la documentación referente a la inscripción forma parte un Contrato de Publicidad que, en el caso de que el expositor esté interesado en hacer propaganda en las publicaciones de Best Events, por ejemplo en el  Catálogo Oficial de la Feria, también deberá devolverse, debidamente rellenado y firmado.
5.Best Events, Lda podrá rechazar cualquier inscripción si considera que la representación en cuestión no se encuadra en el marco u objetivos de la exposición o por cualquier otro motivo que considere perjudicial o inconveniente, así como podrá anular la inscripción ya realizada si prueba la indicación, por parte del expositor, de datos falsos y el incumplimiento de los términos del presente Reglamento.
7.Si se rechaza la inscripción, Best Events, Lda procederá a la devolución de las cantidades cobradas.

D. PARTICIPACIÓN

1. La ubicación atribuida al expositor es de la competencia de Best Events, Lda que, al efecto, tendrá en consideración los siguientes factores:
a) Marco por sector de actividad.
b) Superficie solicitada.
c) Fecha de la recepción y registro, por parte de Best Events, Lda del Contrato de Participación.
d) Antigüedad y asiduidad del expositor.
2. La ubicación atribuida al expositor no obliga a que en la siguiente edición de la exposición se le conceda el mismo lugar.
3. Best Events, Lda no es responsable de las consecuencias resultantes, para el expositor, de situaciones especiales o de vecindad en el stand que se le ha atribuido.
4. Sólo se permitirá la exposición de los productos designados en el respectivo impreso de inscripción y siempre y cuando sean producción o representación del expositor contratante. En caso negativo, Best Events, Lda podrá mandar retirarlos del stand.
5. En caso de cancelación, por parte del expositor, de la respectiva inscripción, deberá cobrarse el total correspondiente al alquiler de la superficie deseada.
Si Best Events, Lda aún pudiera ocupar el stand, solamente se le cobrará al expositor la cantidad correspondiente a 1/3 de dicho total.
6. Best Events, Lda podrá disponer de los stands que no hayan sido ocupados hasta 24 horas antes de la inauguración de la exposición. En este caso se cobrará el importe íntegro del alquiler.
7. Están prohibidas las ventas directas al público con entrega inmediata de los productos en exposición.
En los respectivos stands se permite la distribución de muestras gratuitas, así como la distribución pagada de productos alimentarios de absorción inmediata cuando la realiza el expositor, su fabricante o productor.
Toda modificación a lo dispuesto en este artículo necesita autorización expresa de Best Events, Lda por escrito.
8. Hasta el comienzo de la exposición, se facturarán al expositor la publicidad que se incluirá a petición suya en las publicaciones de Best Events, Lda y los servicios de las instalaciones que solicitó (teléfono, agua, luz, etc.). Estas facturas deberán pagarse hasta el final de la exposición.
Las cantidades referentes a llamadas telefónicas y servicios prestados al Expositor durante la exposición se facturarán tras la clausura de esta.
9. El abastecimiento de los stands durante el funcionamiento de la exposición lo realizará el personal y vehículos de Best Events.
10. No se permitirá la exposición ni distribución de productos que, por sus características, sean un factor de perturbaciones para los demás expositores o visitantes, o que puedan deteriorar las instalaciones existentes.
11. En los productos expuestos no se permitirá la fijación del precio.
12. El stand deberá permanecer abierto al visitante durante las horas de funcionamiento de la exposición y asistido por personal de la responsabilidad del expositor.
13. Durante el periodo de duración de la exposición, solamente en casos excepcionales y mediante autorización de Best Events, expresada por escrito, podrán retirarse productos del stand.
14. Todos los expositores y participantes autorizan a la organización —Best Events, Lda – Eventos e Comunicação, Lda. — a utilizar todas las imágenes y/o rodajes que captan durante el acontecimiento para su uso en libros, revistas, pósteres, visores, outdoors y demás medios, sin limitación de plazo, territorio, número de copias, medios y modos de reproducción, exhibición, difusión y transmisión audiovisual.
15. La exposición de productos cuyo peso sea superior a 10 KN/m² para la planta baja y 2KN/m² para plantas superiores necesita autorización especial por parte de Best Events.
16. Si cualquier imprevisto o casos de fuerza mayor, impidieran la realización de la feria, atrasaran su apertura, provocaran alteraciones en su horario u obligaran a alteraciones del Apéndice anexo a este Reglamento, en adelante designado sólo como Apéndice, los Expositores no podrán reclamar ninguna indemnización.

E. SERVICIOS TÉCNICOS

1. Cada expositor podrá disponer, mediante el pago del respectivo coste, de instalación de teléfono, agua y energía eléctrica. La solicitud de estos servicios deberá constar en la inscripción. Best Events, Lda no se responsabilizará de las solicitudes efectuadas posteriormente. Deberá indicarse siempre la potencia de la fuerza motriz que se desee instalar.
2. Los trabajos de conexión a las tomas de agua y energía serán realizados por el personal de Best Events, y sus Servicios no se responsabilizarán de ningún accidente resultante del incumplimiento de esta disposición.
3. Best Events, Lda declina toda responsabilidad de accidentes, perjuicios o daños motivados por cortes de energía eléctrica, variaciones de tensiones y fenómenos de sobretensión.
4. Los trabajos de construcción, decoración y montaje de los stands sólo se podrán iniciar con la presentación de la tarjeta de montaje.
5. El expositor solamente podrá llevar a cabo el montaje de su stand después de que su proyecto obtenga la aprobación previa por parte de Best Events.
6. Mediante pago, los expositores pueden ayudarse de los medios técnicos que Best Events, Lda pone a su disposición, como carretilla elevadora, tractor, materiales diversos para su cesión y reprografía.
7. Best Events, Lda se reserva el derecho de colocar paneles de información general o cualquier otro elemento valorizador de la exposición en los lugares que considere oportunos, los cuales los Expositores no podrán cubrirlos ni retirarlos.
8. La iluminación general del recinto es de la responsabilidad de Best Events.
9. Best Events, Lda dispone de salas para conferencias, coloquios y proyección de vídeo, diapositivas o transparencias. Su utilización estará sujeta a petición de los expositores, que se enviará a Best Events, Lda junto con la inscripción, y en la petición deberá constar el título y duración de la conferencia y nombre del conferenciante.

F. MONTAJE Y DESMONTAJE

1. Best Events, Lda establecerá los horarios para el montaje y desmontaje de los stands. Todo trabajo fuera del horario establecido necesita autorización expresa de Best Events, Lda e implica siempre el pago de una tasa.
2. El montaje de los stands deberá estar concluido hasta 24 horas antes de la exposición. Los stands deberán instalarse montando sus elementos. En la Gran Nave los stands deberán respetar la altura de 2,50 m y solo podrán sobrepasar dicha medida los elementos sueltos de publicidad previamente autorizados por Best Events. Los stands con más de una planta también tienen que ser previamente autorizados.
3. No está permitido realizar ningún trabajo en la estructura de hormigón armado, así como utilizar colas directamente sobre el pavimento ni perforarlo.
4. No se permite utilizar materiales inflamables ni tóxicos.
5. No se permite colgar ningún objeto de la estructura de la cobertura de los pabellones, en las redes de distribución de agua y electricidad, así como dañar paredes, techos o pavimentos.
6. La instalación eléctrica de los stands está a cargo de los expositores respectivos, que deben cumplir el  «Reglamento general de seguridad de las instalaciones eléctricas de baja tensión», y deberá poseer disyuntor de corte general, así como toma de tierra de protección.
7. El desmontaje de los stands debe comenzar al día siguiente de la clausura de la exposición y se procesará dentro del horario y número de días establecidos por Best Events, bajo pena de que al expositor se le adeude una tasa de ocupación de espacio calculada en función de la superficie ocupada y del tiempo de permanencia en el recinto que sobrepase el plazo establecido. Tras este, es de la responsabilidad del expositor todo robo o deterioro de los materiales y equipos, así como los gastos resultantes de su eventual retirada por parte de Best Events.
8. Al finalizar el desmontaje del stand tipo Best Events, este deberá entregarse en el mismo estado en el que lo recibió el expositor, y son de su responsabilidad todos los trabajos realizados para reponer el estado inicial de conservación.
9. El expositor sólo podrá retirar los artículos del recinto mediante autorización escrita de los servicios de Best Events, tras comprobar el cumplimiento de las cláusulas reglamentarias. Best Events, Lda se reserva el derecho de retener los artículos expuestos hasta el cumplimiento íntegro de las  obligaciones asumidas, y puede exigir el pago de una indemnización por los perjuicios causados, así como la aplicación de la tasa de almacenamiento.

G. LIMPIEZA

1. La limpieza de accesos, calles, aceras, pasillos y terrenos libres es de la responsabilidad de Best Events. La limpieza de los stands es de la responsabilidad del expositor, y debe efectuarse todos los días y estar terminada a la hora de apertura de la exposición.
2. En el recinto de exposiciones existen contenedores en los que se deberá depositar la basura.

H. ENTRADAS EN EL RECINTO

1. Best Events, Lda promueve publicidad y propaganda dirigida al visitante. No obstante, colaborará también, con el expositor, emitiendo invitaciones de entrada a precio reducido que el expositor deberá solicitar en el momento de la inscripción. Estas invitaciones no son susceptibles de devolución.
2. En el caso de exposiciones para profesionales o que contemplen un horario propio para profesionales, cada expositor tendrá derecho a 40 invitaciones, gratuitas, por cada fracción de 9 m² cubiertos y 50 m² de superficie al aire libre.
3. Best Events, Lda emite tarjetas de libre circulación destinadas al expositor y al personal que presta servicio en los stands, válidas para el periodo de funcionamiento de la exposición, distribuidas gratuitamente y según el siguiente esquema:
a) Hasta 72 m² de superficie cubierta o 200 m² de superficie al aire libre: 6 tarjetas
b) Hasta 144 m² de superficie cubierta o 400 m² de superficie al aire libre: 10 tarjetas
c) Superficies de ocupación superiores: 15 tarjetas
Por cada tarjeta de más, deberá pagarse el importe correspondiente al quíntuplo del precio del billete de entrada en la exposición.
4. Las tarjetas referentes en el apartado anterior son personales e intransferibles, por lo que la infracción a este aspecto quedará sujeta a la aprehensión de las citadas tarjetas, sin que ello dé al expositor el derecho de ser indemnizado por la cancelación de su validez o de serle suministradas nuevas tarjetas.
5. El público en general tiene acceso al recinto mediante un billete de entrada adquirido en las taquillas del Parque de Exposiciones.

I. VIGILANCIA Y SEGURIDAD

1. Best Events, Lda asegurará la vigilancia permanente del recinto durante el montaje, desmontaje y el período de funcionamiento de la exposición. Es de la responsabilidad de los expositores la seguridad de los artículos expuestos en los periodos de apertura al público, montaje y desmontaje.
2. No se permite la permanencia de personas en los stands después de la hora de cierre diario de  la exposición, salvo autorización de Best Events, expresa por escrito.
3. No se le permite al Servicio de Vigilancia de la exposición aceptar ninguna orden ni tarea que terceros, incluidos los expositores, le deseen confiar. Por ello, Best Events, Lda declina toda responsabilidad resultante del incumplimiento de esta disposición.
4. Toda guarda privativa por parte del expositor, fuera del horario de funcionamiento de la exposición, solo se permitirá con el previo acuerdo de Best Events, Lda y encuadrada en el Servicio de Vigilancia de la exposición.

J. CATÁLOGO FINAL

1. Best Events, Lda edita un catálogo oficial de cada exposición. Los expositores tienen derecho a figurar gratuitamente en el Catálogo, en la respectiva lista de expositores, siempre y cuando provean en un impreso propio al efecto, en el momento de la inscripción, los elementos respectivos solicitados y siempre antes de la producción del mismo.
2. Cada expositor tiene derecho a recibir gratuitamente un ejemplar del Catálogo Oficial de la exposición.

L. PUBLICIDAD

1. Está expresamente prohibido al expositor:
a) Hacer publicidad en la instalación sonora de la exposición.
b) Hacer publicidad de productos no abarcados por el ámbito de la exposición.
c) Hacer publicidad no comercial.
d) Distribuir propaganda o hacer publicidad fuera del respectivo stand.
e) Hacer publicidad a cualquier producto que no sea de su fabricación o representación.
f) Hacer publicidad paralela.
2. Los rodajes, dibujos o fotografías de los stands o de su contenido sólo se puede llevar a cabo con la autorización escrita de Best Events, Lda y del expositor interesado.
3. La instalación sonora de los stands (que no podrá molestar a los expositores ni a los visitantes), así como la realización de pruebas y concursos, necesita la autorización expresa por escrito de Best Events.
4.Best Events, Lda puede mandar fotografiar o filmar los stands y artículos expuestos y utilizar las reproducciones con la finalidad exclusiva de ilustrar su actividad.

M. DISPOSICIONES FINALES

1. Toda reclamación debe presentarse por escrito en los Servicios de Best Events, Lda en el plazo máximo de 24 horas tras detectar el hecho que la origina; después de este plazo, Best Events, Lda declina la respectiva y eventual responsabilidad.
2. Para resolver cualquier conflicto que surja de la aplicación de este Reglamento y de la participación del expositor en las exposiciones de Best Events, se estipula el foro de la jurisdicción de los juzgados de Braga (Portugal) con renuncia a cualquier otro.

AÑADIDO AL REGLAMENTO GENERAL DE VIGOBODAS

Lugar

IFEVI – Instituto Feiral de Vigo

Fecha

17 y 18 de noviembre de 2018

Horario

  • Sábado: 11h00 – 21h00
  • Domingo: 11h00 – 21h00

Superficie total

6.000 m2

Montaje

  • 15 y 16 noviembre – das 9.00 às 20.00h (Espacio Libre)
  • 16 noviembre – das 9.00 às 21.00h (Espacio Modular)

Desmontagem

  • 18 noviembre –  21h00 – 24h00
  • 19 noviembre – 9h00 – 18h00

1) DESFILES

a) Desfiles organizados por BestEvents

1. BestEvents pone a la disposición de los expositores una pasarela para que puedan presentar sus más recientes creaciones.

2. Se efectuarán varios desfiles durante la feria VigoBodas. El primer día estará reservado a la organización. Los días 17  y 18 de noviembre, cada empresa inscrita tendrá la posibilidad de presentarse, durante 15 minutos, en desfiles individuales.

3. El número de inscripciones es limitado a las 5 primeras empresas que se inscriban en la pasarela.

4. Los modelos elegidos para desfilar son profesionales. La selección de los modelos es de la responsabilidad de la organización, así como la atribución de cada modelo a los participantes. Anticipadamente, se facilitarán los datos de los modelos a las empresas inscritas en la pasarela.

5. Costes de participación: 900,00 € + IVA. Cada expositor presente en el desfile tiene derecho a ocho modelos femeninos y dos masculinos.

b) Desfiles organizados por los Expositores

1. Los expositores pueden organizar desfiles en el espacio contratado a BestEvents si están presentes en los desfiles oficiales del programa de Vigobodas, producidos por la organización.

2. Los expositores al organizar su propio desfile deben obedecer a las siguientes reglas:

a) No pueden poner música.

b) No pueden realizar desfiles mientras transcurre animación o desfiles en el escenario principal de Vigobodas.

c)  Deben dejar un descanso de diez minutos tras terminar la animación o desfiles en el escenario principal.

2) EXPOSITORES ANIMACIÓN MUSICAL

Todos los expositores del área Animación podrán efectuar demostraciones en directo dentro de su stand. Estas demonstraciones se realizan por periodos de 10 minutos, en el horario establecido por la organización.

En el resto de los momentos, excepto los desfiles de la pasarela de Vigobodas, los expositores podrán tener música grabada en el interior de su stand, comprometiéndose a exhibir un volumen que no moleste a los demás  expositores. Para ello, prevalece el buen sentido de cada expositor.

3) AMPLIACIÓN DEL HORARIO DE MONTAJE / DESMONTAJE

La ampliación del horario de montaje / desmontaje de cada stand deberá solicitarse a la organización de VigoBodas, por escrito, hasta 72 horas (3 días) antes de la realización del acontecimiento. Las solicitudes serán estudiadas según las disponibilidades. La confirmación de la disponibilidad implica el pago previo del n.º de horas solicitadas. El precio por hora suplementaria es de 300,00 € por expositor. El número mínimo de horas permitidas son 3 (tres) y el número mínimo de expositores para que podamos garantizar esta situación son 5 (cinco). Esta ampliación no podrá sobrepasar las 24:00 horas.

4) PLANTAS Y MOBILIARIO

Los expositores que deseen alquilar plantas y/o mobiliario, además de los que están garantizados en cada stand, deberán realizar el pedido por escrito a la organización de Vigobodas, solicitando la respectiva lista de precios.

5) TARJETAS DE EXPOSITOR, MONTAJE Y DESMONTAJE

Todos los expositores tendrán derecho a 5 tarjetas de expositores por cada 9 m2 ocupados y 7 credenciales de montaje y desmontaje. No obstante, si necesitan más tarjetas, deberán realizar el respectivo pedido por escrito a la organización de Vigobodas.

6) INVITACIONES

Todos los expositores tendrán derecho a 10 invitaciones dobles por cada 9 m2. No obstante, podrán solicitar invitaciones adicionales. Para tal deberán realizar el respectivo pedido por escrito a la organización de VigoBodas, siendo el coste de la invitación doble de 3,50€ (mínimo de invitaciones dobles).

7) SERVICIOS TÉCNICOS

a) Agua, alcantarillado y consumos

Instalación de agua y alcantarillado: 160 €

Consumo de agua: € 1,30  / m2 ocupado

b) Electricidad

Instalación del cuadro eléctrico: 45 €

Iluminación: 35 €

c) Moqueta

Venta y colocación: € 4 / m2

A LOS PRECIOS presentados SE LES AÑADIRÁ EL IVA AL TIPO VIGENTE