Regulamento Geral White

A. PREÂMBULO

1. A organização do evento está a cargo da Best Events – Eventos e Comunicação, Lda, com sede na Rua dos Barbosas, 183 / 187, 4715-267 Braga.

2. A Best Events anunciará oportunamente as datas, duração e horários dos certames que organize.

3. Não será devida qualquer indemnização nem reembolso de importâncias já pagas se qualquer acontecimento imprevisto, independente da responsabilidade e competência da Best Events, Lda, obrigar à alteração do programa do certame, do seu horário ou atraso da sua realização.

B. CONDIÇÕES DE ADMISSÃO

1. Só poderão participar nos certames da Best Events, Lda as entidades promotoras das actividades económicas, culturais e recreativas, quer sejam fabricantes ou produtores, seus representantes, sector terciário afim, representações oficiais dos Estados, Câmaras de Comércio e Indústria e outros organismos representativos ligados ao âmbito de cada certame.

2. As participações colectivas – agrupamentos de dois ou mais expositores com determinada afinidade de produto a expor – carecem de aprovação da Bestevents, Lda e só serão admitidas desde que seja expressamente mencionado em relação a cada produto o nome do respectivo fabricante.

3. A Best Events, Lda compromete-se a fazer aplicar o que for ditado pelas autoridades competentes na decorrência de reclamações de outrem, originadas pelos produtos ou serviços expostos. Nesse caso não será devida qualquer indemnização. 

4. O expositor não pode, em caso algum, ceder o direito de ocupação do seu stand, ainda que gratuitamente, nem promover ou permitir a promoção de artigos ou actividades que não estejam previstas no contrato de participação. A não observância deste princípio pode implicar sanções que poderão ir até ao encerramento do stand.

5. Só serão admitidas empresas que tenham todas as dívidas saldadas com a organização.

6. Os preços devidos pela participação nos certames da Best Events, Lda são os que constarem nas tabelas respectivas.

C. PEDIDOS DE INSCRIÇÃO

1. A inscrição para participação como Expositor é feita através do preenchimento correcto e completo dos impressos que a Best Events, Lda põe à disposição dos interessados, quer nos seus próprios serviços quer através do correio, fax ou e-mail.

2. A inscrição deve processar-se até à data limite anunciada pela Best Events, depois da qual poderá não ser possível a sua aceitação. Do conjunto de impressos de inscrição deve constar obrigatoriamente o Contrato de Expositor, assinado e carimbado, e acompanhado da importância correspondente a 50% do total da locação da área pretendida; os restantes 50% deverão ser pagos até à 30 dias antes do início do certame.

3. As partes obrigam-se ao cumprimento do contrato que vigora a partir da sua assinatura, reservando-se a  organização o direito a não permitir a ocupação do espaço adjudicado ao expositor caso este não tenha liquidado os valores referidos no ponto anterior.

4. A não ocupação do espaço adjudicado não exonera o expositor do pagamento integral do contrato de participação.

5. Da documentação respeitante à inscrição faz parte um Contrato de Publicidade que, no caso de o expositor estar interessado em fazer propaganda nas publicações da Best Events, Lda, nomeadamente no Catálogo Oficial do evento, deverá também ser devolvido, devidamente preenchido e assinado. 

6. A Best Events, Lda poderá recusar qualquer inscrição se entender que a representação em causa não se insere no âmbito ou objectivos do certame ou por qualquer outro motivo que repute prejudicial ou inconveniente, assim como poderá anular a inscrição já feita se provar a indicação, pelo expositor, de dados falseados e a não observância dos termos deste Regulamento. Sendo recusada a inscrição, a Best Events, Lda procederá à devolução das importâncias recebidas.

D. PARTICIPAÇÃO

1. A localização atribuída ao expositor é da competência da Best Events, Lda que para o efeito terá em consideração os seguintes factores:

a)Enquadramento por sector de actividade.

b)Antiguidade e assiduidade do expositor.

c)Área solicitada.

d)Data da recepção e registo, pela Best Events, Lda, do Contrato de Participação.

2. A localização atribuída ao expositor não obriga a que na edição seguinte do certame lhe seja concedido o mesmo local.

3. A Best Events, Lda não é responsável por consequências decorrentes, para o expositor, de situações especiais ou de vizinhança no stand que lhe foi atribuído.

4. Só será permitida a exposição dos produtos designados no respectivo impresso de inscrição e desde que constituam produção ou representação do expositor contratante. Caso contrário a Best Events, Lda poderá mandar retirá-los do stand.

5. No caso de cancelamento, pelo expositor, da respectiva inscrição, deverá ser cobrado o total correspondente à locação da área pretendida.

Se ainda for possível à Best Events, Lda fazer ocupar o stand, apenas será cobrada ao expositor a importância correspondente a 40% daquele total.

6. A Best Events, Lda poderá dispor dos stands que não tenham sido ocupados até 24 horas antes da inauguração do certame. Neste caso será devido o pagamento integral da locação.

7. São proibidas as vendas directas ao público com entrega imediata dos produtos em exposição.

Nos respectivos stands é permitida a distribuição de amostras gratuitas, bem como a distribuição paga de produtos alimentares de absorção imediata quando feita por expositor, seu fabricante ou produtor.

Qualquer alteração ao disposto neste artigo carece de autorização da BestEvents, Lda expressa por escrito.

8. Até ao início do certame serão facturados ao expositor a Publicidade a inserir a seu pedido nas publicações da Best Events, Lda e os serviços cujas instalações requisitou (telefone, água, luz, etc.). Estas facturas deverão ser pagas até ao final do certame.

As importâncias referentes a chamadas telefónicas e serviços prestados ao Expositor durante o certame serão facturadas após o encerramento deste.

9. O abastecimento dos stands durante o funcionamento do certame será feito pelo pessoal e viaturas da Best Events, Lda.

10. Não é permitida a exposição ou distribuição de produtos que, pelas suas características, sejam factor de perturbações para os outros expositores ou visitantes, ou que possam deteriorar as instalações existentes.

11. Nos produtos expostos não é permitida a afixação do preço. 

12. O stand deverá permanecer aberto ao visitante durante as horas de funcionamento do certame e assistido por pessoal da responsabilidade do expositor.

13. Durante o período de duração do certame, só em casos excepcionais e mediante autorização da Best Events, Lda, expressa por escrito, poderão ser retirados produtos do stand.

14. Todos os expositores e participantes autorizam a organização - a Best Events – Eventos e Comunicação, Lda - a utilizar todas as imagens e/ou filmagens que captam durante o evento para uso em livros, revistas, posters, displays, outdoors e demais media, sem limitação de prazo, território, número de cópias, meios e modos de reprodução, exibição, difusão e transmissão audiovisual.

15. Carece de autorização especial pela Best Events, Lda a exposição de produtos cujo peso seja superior a 10 KN/m² para os pisos térreos, e 2KN/m² para pisos superiores.

16. Se quaisquer imprevistos ou casos de força maior impedirem a realização do evento, atrasarem a sua abertura, provocarem alterações no seu horário ou obrigarem a alterações do Aditamento anexo a este Regulamento adiante designado apenas como Aditamento ou cancelamento, os Expositores não poderão reclamar qualquer indemnização.

E. SERVIÇOS TÉCNICOS

1. Cada expositor poderá dispor, mediante o pagamento do respectivo custo, de instalação de telefone, água e energia eléctrica. A requisição destes serviços deve constar da inscrição não se responsabilizando a Best Events, Lda pelos pedidos feitos posteriormente. Deve ser sempre indicada a potência da força motriz a instalar. 

2. Os trabalhos de ligação às tomadas de água e energia serão feitos pelo pessoal da Best Events, Lda, não se responsabilizando os seus serviços por qualquer acidente decorrente do desrespeito por esta disposição.

3. A Best Events, Lda declina qualquer responsabilidade por acidentes, perdas ou danos motivados por cortes de energia eléctrica, variações de tensões e fenómenos de sobretensão quer por parte da EDP, de origem atmosférica ou outra.

4. Os trabalhos de construção, decoração e montagem dos stands só poderão ter início com a apresentação do cartão de montagem.

5. O expositor só pode executar a montagem do seu stand depois do respectivo projecto ter a aprovação prévia da Best Events, Lda.

6. Mediante pagamento podem os expositores socorrer-se dos meios técnicos que a Best Events, Lda põe à sua disposição, como empilhador, tractor, materiais diversos para cedência e reprografia. 

7. A Best Events, Lda reserva-se o direito de colocar painéis de informação geral ou quaisquer outros elementos valorizadores do certame nos locais que entender, não podendo os Expositores cobri-los ou retirá-los.

8. A iluminação geral do recinto é da responsabilidade da Best Events, Lda.

9. A Best Events, Lda poderá dispor de salas para conferências, colóquios e projecção de vídeo, diapositivos ou transparências. A sua utilização será sujeita a pedido dos expositores, a enviar à Best Events, Lda juntamente com a inscrição, e dele constando o título e duração da conferência e nome do conferencista.

F. MONTAGEM E DESMONTAGEM

1. A Best Events, Lda fixará os horários para a montagem e desmontagem dos stands. Quaisquer trabalhos fora do horário estabelecido carecem de autorização expressa da Best Events, Lda implicando sempre o pagamento de uma taxa.

2. A montagem dos stands deverá estar concluída até 5 horas antes do certame. Os stands deverão ser instalados por montagem dos seus elementos. Os stands devem respeitar a altura de 2,50 m só podendo ultrapassar esta medida os elementos soltos de publicidade previamente autorizados pela Best Events, Lda. Os stands com altura superior ou mais que um piso também têm que ser previamente autorizados.

3. Não é permitido qualquer trabalho na estrutura de betão armado bem como a utilização de colas directamente sobre o pavimento nem a sua perfuração.

4. Não é permitida a utilização de materiais inflamáveis ou tóxicos.

5. Não é permitido suspender nenhum objecto na estrutura da cobertura dos pavilhões, assim como nas redes de distribuição de água e electricidade, bem como danificar paredes, tectos ou pavimentos.

6. A instalação eléctrica dos stands está a cargo dos expositores respectivos devendo obedecer ao “Regulamento Geral de Segurança das Instalações Eléctricas de Baixa Tensão”, e deverá possuir disjuntor de corte geral bem como rede de terra de protecção.

7. A desmontagem dos stands deve iniciar-se no horário e número de dias estabelecidos pela Best Events, Lda, sob pena de ao expositor ser debitada uma taxa de ocupação de espaço calculada em função da área ocupada e do tempo de permanência no recinto para além do prazo estabelecido. Após este é da responsabilidade do expositor qualquer roubo ou deterioração dos materiais e equipamentos, bem como os encargos resultantes da sua eventual remoção pela Best Events, Lda.

8. No final da desmontagem o stand tipo Best Events, Lda deverá ser entregue no mesmo estado em que o expositor o recebeu, sendo de sua responsabilidade todos os trabalhos executados para repor o primitivo estado de conservação. 

9. O expositor só poderá retirar os artigos do recinto mediante autorização escrita dos serviços da Best Events, Lda, após verificação do cumprimento das cláusulas regulamentares. A Best Events, Lda reserva-se o direito de reter os artigos expostos até ao cumprimento integral das obrigações assumidas, podendo exigir o pagamento de uma indemnização pelos prejuízos causados bem como a aplicação da taxa de armazenagem.

G. LIMPEZA

1. A limpeza de acessos, arruados, passeios, corredores e terrenos livres é da responsabilidade da Best Events, Lda. A limpeza dos stands é da responsabilidade do expositor devendo efectuar-se todos os dias e estar terminada à hora de abertura do certame.

2. Existem no recinto de exposições contentores onde deverá ser depositado o lixo.

H. ENTRADAS NO RECINTO

1. A Best Events promove publicidade e propaganda dirigida ao visitante. No entanto, colaborará também, com o expositor, emitindo convites de entrada a preço reduzido que aquele deverá solicitar no acto de inscrição. Estes convites não são passíveis de devolução. 

2. No caso de certames para profissionais ou que contemplem horário próprio para profissionais, cada expositor terá direito a 40 convites, gratuitos, por cada fracção de 9 m² cobertos e 50 m² de área ao ar livre.

3. A Best Events emite cartões de livre-trânsito destinados ao expositor e pessoal que presta serviço nos stands, válidos para o período de funcionamento do certame, distribuídos gratuitamente e segundo o esquema que segue: 

a) Até 72 m² de área coberta ou 200 m² de área ao ar livre: 6 cartões

b) Até 144 m² de área coberta ou 400 m² de área ao ar livre: 10 cartões

c) Áreas de ocupação superiores: 15 cartões

Por cada cartão a mais é devido o pagamento da importância correspondente ao quíntuplo do preço do bilhete de entrada no certame.

4. Os cartões referentes no n.º anterior são pessoais e intransmissíveis pelo que a infracção a este preceito ficará sujeita à apreensão dos referidos cartões, sem que tal dê ao expositor o direito de ser indemnizado pelo cancelamento da sua validade ou de lhe serem fornecidos novos cartões.

5. O público em geral tem acesso ao recinto mediante bilhete de entrada adquirido nas bilheteiras do recinto do evento.

I. VIGILÂNCIA E SEGURANÇA

1. A Best Events, Lda assegurará a vigilância permanente do recinto durante a montagem, desmontagem e período de funcionamento do certame. É da responsabilidade dos expositores a segurança dos artigos expostos nos períodos de abertura ao público, montagem e desmontagem. 

2. Não é permitida a permanência de pessoas nos stands após a hora de encerramento diário do certame, salvo autorização da Best Events, Lda, expressa por escrito.

3. Não é permitido ao Serviço de Vigilância do certame aceitar quaisquer instruções ou tarefas que terceiros, incluindo os expositores, lhe pretendam confiar. Por isso a Best Events, Lda declina quaisquer responsabilidades decorrentes do não cumprimento desta disposição.

4. Qualquer guarda privativa por parte do expositor, fora do horário de funcionamento do certame, só é permitida com o prévio acordo da Best Events, Lda e enquadrada no Serviço de Vigilância do certame.

J. CATÁLOGO FINAL

1. A Best Events, Lda poderá editar um catálogo oficial de cada certame. Os expositores têm direito a figurar gratuitamente no Catálogo, na respectiva lista de expositores, desde que forneçam, no acto de inscrição, os elementos respectivos pedidos e desde que a inscrição seja efectuada em data anterior à produção do mesmo.

2. Cada expositor tem direito a receber gratuitamente um exemplar do Catálogo Oficial do certame.

L. PUBLICIDADE

1. É expressamente proibido ao expositor: 

a) Fazer publicidade na instalação sonora do certame.

b) Fazer publicidade respeitante a produtos não abrangidos pelo âmbito do certame.

c) Fazer publicidade não comercial.

d) Distribuir propaganda ou fazer publicidade fora do respectivo stand.

e) Fazer publicidade a qualquer produto que não seja do seu fabrico ou representação.

f) Fazer publicidade paralela.


2) Quaisquer filmagens, desenhos ou fotografias dos stands ou do seu conteúdo só podem ser executados com autorização escrita da Best Events, Lda e do expositor interessado.

3) Carece de autorização da Best Events, Lda, expressa por escrito, a instalação sonora dos stands (que não poderá incomodar os expositores e os visitantes) bem como a realização de provas e concursos.

4) A Best Events pode mandar fotografar ou filmar os stands e artigos expostos e utilizar as reproduções com a finalidade exclusiva de ilustrar a sua actividade ou para promoção dos certames que organiza.

M. DISPOSIÇÕES FINAIS

1) Os outorgantes reconhecem que  o presente contrato constitui título executivo, nos termos do artigo 46.º do Código de Processo Civil e concordam em dispensar o reconhecimento das assinaturas.

2) Qualquer reclamação deve ser apresentada por escrito nos Serviços da Best Events, Lda no prazo máximo de 24 horas após a detecção do facto que a origina; depois deste prazo a Best Events, Lda declina a respectiva e eventual responsabilidade.

3) Para a resolução de qualquer conflito emergente da aplicação deste Regulamento e da participação do expositor nos certames da Best Events, Lda é estipulado o foro da Comarca de Braga com renúncia a qualquer outro.

 

ADITAMENTO AO REGULAMENTO GERAL DA WHITE WEDDING WEEKEND

 

Local

Alfândega do Porto

Data

9,10,11 e 12 de Novembro de 2017

Horário

Quinta-feira - 21h00 - 24h00

Sexta-Feira: 21h00 - 24h00

Sábado: 15h00 – 23h00

Domingo: 15h00 – 20h00

Área Total

5.000m2

Montagem

8 de Novembro – das 14h00 às 18h00

9 de Novembro - das 9h00 às 19h00 

10 de Novembro – das 9h00 às 20h00

Desmontagem

12 Novembro – das 20h00 às 24h00

13 Novembro – das 9h00 às 18h00

Fecho das inscrições

30 dias antes da abertura do certame

 

1) DESFILES

1. A Best Events disponibiliza aos expositores uma passerelle de forma a poderem apresentar as suas mais recentes criações.

2. Serão efectuados vários desfiles durante a White. Os dois primeiros dias os desfiles estão reservados à organização. Nos dias 11 e 12 de Novembro, cada empresa inscrita terá a possibilidade de se apresentar, durante 30 minutos, em desfiles individuais. Os horários de apresentação das empresas será definido através de um sorteio com a presença dos mesmos.  

3. O número de inscrições é limitado às 7 primeiras empresas a inscreverem-se na passerelle. 

4. A selecção dos modelos é da responsabilidade da organização, bem como a atribuição de cada modelo aos participantes. Antecipadamente, serão fornecidos os dados dos modelos às empresas inscritas na passerelle.

5. Custos de participação: € 800,00 + IVA. Cada expositor presente no desfile tem direito a oito modelos femininos e dois masculinos.

b) Desfiles organizados pelos Expositores

1. Os expositores podem organizar desfiles no espaço contratado à Best Events se estiverem presentes nos desfiles oficiais do programa da White, produzidos pela organização.

2. Os expositores ao organizar o seu próprio desfile devem obedecer às seguintes regras:

a) Não podem colocar música.

b) Não podem efectuar desfiles enquanto decorre animação ou desfiles no palco principal da White.

c) Devem dar um intervalo de dez minutos após o término da animação ou desfiles no palco principal.

2) EXPOSITORES ANIMAÇÃO MUSICAL

Todos os expositores da área Animação poderão efectuar demonstrações ao vivo dentro do seu stand. Estas demonstrações realizam-se por períodos de 10 minutos, no horário fixado pela organização. A organização vai também disponibilizar um espaço para actuações mediante marcação. Nos restantes momentos, os expositores poderão ter música gravada no interior do seu stand, comprometendo-se a exibir um volume que não perturbe os demais expositores. Para tal, prevalece o bom senso de cada expositor. 

3) PROLONGAMENTO DO HORÁRIO DE MONTAGEM / DESMONTAGEM

O prolongamento do horário de Montagem/desmontagem de cada stand deverá ser solicitados à organização da White, por escrito, até 72 horas (3 dias) antes da realização do evento. Os pedidos serão estudados de acordo com as disponibilidades. A confirmação da disponibilidade implica o pagamento prévio do nº de horas pedidas. O custo por hora suplementar é de 100,00€ por expositor. O número mínimo de horas permitidas são 3 (três) e o número mínimo de expositores para podermos garantir esta situação são 5 (cinco). Este prolongamento não poderá ultrapassar as 24:00 horas.

4) PLANTAS E MOBILIÁRIO

Os expositores que desejarem alugar plantas e/ou mobiliário além dos que estão garantidos em cada stand, deverão fazer o pedido por escrito à organização da White, solicitando a respectiva tabela de preços.

5) CARTÕES DE EXPOSITOR, MONTAGEM E DESMONTAGEM

Todos os expositores terão direito a 7 cartões de expositores, montagem e desmontagem. Contudo, se necessitarem mais cartões, deverão fazer o respectivo pedido por escrito à organização da White.

6) CONVITES

Todos os expositores terão direito a 10 convites duplos por cada 9 m2. Contudo, poderão solicitar convites adicionais. Para tal deverão fazer o respectivo pedido por escrito à organização da BragaNoivos, sendo o custo por convite duplo de 4,00€ (mínimo de 30 convites duplos).

7) SERVIÇOS TÉCNICOS

a) Electricidade

Instalação do Quadro eléctrico: € 45

Instalação Barra de iluminação: € 35

b) Alcatifa

Venda e colocação da alcatifa: € 4 / m2

Aos valores apresentados acresce IVA à taxa em vigor